Datenschutzerklärung

Stand: 26. Oktober 2026

Diese Datenschutzerklärung beschreibt, wie Vonloo Systems personenbezogene Daten verarbeitet, wenn Sie die Webseite vonloo-systems.de besuchen, mit uns Kontakt aufnehmen, sich registrieren oder den Vonloo Systems Managed Hub unter app.vonloo.de nutzen (zusammen die „Dienste“). „Sie“ meint alle Personen, deren Daten wir dabei verarbeiten – Kunden, deren Mitarbeiter und Besucher der Webseite.

1. Verantwortlicher

Vonloo Systems
Inh. Matthias Sagorski
Alte Quernheimer Str. 36
32278 Kirchlengern
Deutschland
Telefon: 05223 / 183 1805
E-Mail: info@vonloo.de

Ein Datenschutzbeauftragter ist für uns gesetzlich nicht vorgeschrieben. Für alle Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter den oben genannten Kontaktdaten.

2. Das Wichtigste in Kürze

• Die Webseite setzt keine Cookies, nutzt keine Analyse- oder Tracking-Werkzeuge und lädt keine Schriften oder Inhalte von fremden Servern.
• Webseite und Managed Hub laufen auf unserem Server bei der Hetzner Online GmbH in Deutschland.
• Bildbearbeitung und KI-Funktionen (z. B. Freistellen und Hochrechnen) laufen auf unserem eigenen Server. Ihre Dateien werden dafür nicht an externe KI-Anbieter übermittelt.
• Wir verkaufen keine Daten und nutzen sie nicht für Werbung durch Dritte.

3. Besuch der Webseite

Beim Aufruf der Webseite überträgt Ihr Browser technisch bedingt Daten an unseren Server: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, übertragene Datenmenge, Referrer sowie Browser und Betriebssystem. Diese Daten benötigen wir, um die Seite auszuliefern und den Betrieb gegen Missbrauch und Angriffe zu sichern. Sie werden nicht mit anderen Daten zusammengeführt und gelöscht, sobald sie für diesen Zweck nicht mehr erforderlich sind.

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer sicheren und funktionsfähigen Webseite (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Die Verbindung ist per HTTPS verschlüsselt.

4. Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben (z. B. Name, Firma, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und den Inhalt Ihrer Anfrage), um Ihre Anfrage zu beantworten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Anfrage auf einen Vertrag zielt, sonst unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

5. Registrierung, Testzeitraum und Kundenkonto

Für die Registrierung und die Nutzung des Managed Hub verarbeiten wir:

• Kontaktdaten: Name, Firmenname, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer.
• Kontodaten: Benutzername und Passwort. Das Passwort speichern wir nur als sicheren Hash, nicht im Klartext.
• Vertrags- und Abrechnungsdaten: gebuchte Apps, Laufzeit, Rechnungsanschrift, USt-IdNr. und Zahlungseingänge.
• Supportdaten: Inhalte Ihrer Nachrichten an uns.

Wir prüfen Ihre Angaben vor der Freischaltung kurz, um sicherzustellen, dass sich das Angebot an ein Unternehmen richtet. Rechtsgrundlage ist die Vertragsanbahnung und -erfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); für Rechnungen und deren Aufbewahrung die gesetzlichen Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

6. Cookies und Speicher im Browser (nur Managed Hub)

Die Webseite vonloo-systems.de setzt keine Cookies. Im Managed Hub unter app.vonloo.de verwenden wir ausschließlich technisch notwendige Cookies und Browserspeicher:

• Anmelde-Cookie: hält Sie nach dem Login angemeldet (höchstens 14 Tage oder bis zur Abmeldung).
• Terminal-Cookie (Retail Hub): ordnet eine Sitzung am Kunden-Terminal zu (höchstens 12 Stunden).
• Lokaler Browserspeicher: speichert z. B. Entwürfe, die Reihenfolge von Reitern und Ansichtseinstellungen nur auf Ihrem Gerät.

Diese Speicherung ist für den von Ihnen gewünschten Dienst unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Rechtsgrundlage für die anschließende Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Eine Einwilligung ist dafür nicht nötig, daher zeigen wir kein Cookie-Banner.

7. Inhalte, die Sie im Managed Hub verarbeiten

Dateien, Motive, Aufträge und Daten Ihrer eigenen Kunden (z. B. Fotos und Angaben, die über den Retail Hub oder Club Hub eingehen) verarbeiten wir in Ihrem Auftrag. Für diese Daten sind Sie als Kunde Verantwortlicher; wir handeln als Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Wir nutzen diese Inhalte nicht für eigene Zwecke und nicht zum Training von KI-Modellen.

8. E-Mails aus dem Managed Hub

Systemnachrichten wie Freischaltung, Passwort-Zurücksetzen oder Benachrichtigungen versenden wir über den E-Mail-Dienst der STRATO GmbH (Berlin). Werbe-E-Mails versenden wir nur, wenn Sie eingewilligt haben oder es gesetzlich erlaubt ist (§ 7 Abs. 3 UWG). Sie können dem jederzeit widersprechen.

9. Empfänger und Dienstleister

Wir geben personenbezogene Daten nur weiter, wenn das für die Dienste nötig ist, Sie eingewilligt haben oder wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Dienstleister, die in unserem Auftrag tätig sind:

• Hosting: Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland – Rechenzentrum in Deutschland.
• E-Mail: STRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin, Deutschland.
• Steuerberatung und Buchhaltung: soweit für Rechnungen und Buchführung erforderlich.

Mit unseren Dienstleistern haben wir, soweit erforderlich, Verträge zur Auftragsverarbeitung geschlossen. Eine Übermittlung in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR findet nicht statt.

10. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Konto- und Inhaltsdaten löschen wir nach Ende des Vertrags, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Rechnungen und buchhaltungsrelevante Unterlagen bewahren wir entsprechend den handels- und steuerrechtlichen Fristen auf (bis zu 10 Jahre). Anfragen, aus denen kein Vertrag entsteht, löschen wir, wenn sie erledigt sind.

11. Sicherheit

Wir schützen Ihre Daten durch technische und organisatorische Maßnahmen, u. a. verschlüsselte Verbindungen, gehashte Passwörter, getrennte Kundenbereiche und regelmäßige Sicherungen. Eine absolute Sicherheit kann jedoch niemand garantieren. Bitte geben Sie Ihre Zugangsdaten nicht weiter und informieren Sie uns sofort, wenn Sie einen Missbrauch Ihres Kontos vermuten.

12. Ihre Rechte

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Widerspruchsrecht: Verarbeiten wir Daten auf Grundlage unseres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), können Sie dem aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO). Der Verarbeitung zu Werbezwecken können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen.

Eine formlose Nachricht an info@vonloo.de genügt. Damit wir keine Daten an Unbefugte herausgeben, können wir Sie bitten, Ihre Identität nachzuweisen.

13. Beschwerderecht

Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestraße 2–4
40213 Düsseldorf

14. Pflicht zur Bereitstellung, keine automatisierten Entscheidungen

Für die Nutzung des Managed Hub benötigen wir die bei der Registrierung als Pflicht gekennzeichneten Angaben. Ohne diese können wir keinen Vertrag schließen. Eine automatisierte Entscheidungsfindung oder ein Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

15. Links zu anderen Webseiten

Wenn Sie Links zu Webseiten anderer Anbieter folgen, gelten dort deren Datenschutzbestimmungen. Für deren Inhalte und Datenverarbeitung sind wir nicht verantwortlich.

16. Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Dienste oder die Rechtslage ändern. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.